Dietas, kilometraje y viajes de empleados: cómo deducirlos sin sustos

Un comercial sale de Madrid a primera hora, conduce hasta Zaragoza, come con un cliente y vuelve por la noche. Al final del mes, la empresa le abona el kilometraje y la comida. Parece la operación más sencilla del mundo, y sin embargo en esa nota de gastos se cruzan tres impuestos distintos, dos límites reglamentarios y una obligación de prueba que recae, sobre todo, en la empresa.

Las dietas y los gastos de viaje están en el radar de la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social, y la diferencia entre gestionarlos bien o mal no suele estar en el importe, sino en los papeles. En este artículo verás qué se deduce en cada impuesto, qué importes están exentos en 2026, cómo tratar la gasolina o el coche de alquiler y qué documentación conviene tener lista antes de que nadie la pida.

01. Tres impuestos, tres preguntas diferentes

El error más frecuente es pensar en «las dietas» como un único concepto fiscal. En realidad, cada pago a un trabajador por un viaje plantea tres preguntas que se responden por separado:

Impuesto sobre Sociedades (o IRPF del empresario): ¿puede la empresa restar ese gasto de su beneficio?
IRPF del trabajador: ¿esa cantidad es rendimiento del trabajo sujeto a IRPF o una asignación exceptuada de gravamen?
IVA: ¿puede la empresa recuperar el IVA soportado en el hotel, el restaurante, el alquiler o el combustible?

Las respuestas no coinciden necesariamente. Un gasto puede ser plenamente deducible en Sociedades y, a la vez, tributar parcialmente en el IRPF del empleado y no dar derecho a deducir el IVA. Entender esa separación es la base de todo lo demás.

02. Los importes exentos en 2026 (régimen común)

El artículo 9 del Reglamento del IRPF fija hasta dónde las cantidades que entregas a tu equipo por desplazamientos no tributan como rendimiento del trabajo. La última actualización llegó con la Orden HFP/792/2023, que subió el kilometraje de 0,19 a 0,26 euros por kilómetro, y en 2026 las cuantías siguen siendo las mismas:

Concepto	España	Extranjero
Manutención con pernocta	53,34€ / día	91,35€ / día
Manutención sin pernocta	26,67 €/día	48,08 €/día
Alojamiento	Importe justificado	Importe justificado
Vehículo propio	0,26 €/km + peajes y parking	0,26 €/km + peajes y parking
Transporte	Importe justificado	Importe justificado

Importes del régimen tributario común. Los territorios forales aplican sus propias cuantías (por ejemplo, 0,29 €/km en Bizkaia y Gipuzkoa) y existen reglas especiales para conductores de transporte de mercancías y personal de vuelo.

Manutención

Para la comida, el trabajador no necesita aportar la factura de cada menú para que se aplique el límite: basta con que el desplazamiento sea real y quede acreditado junto con el resto de requisitos. Eso sí, no sustituye la documentación que necesitarás para deducir el IVA. Lo que se abone por encima del límite diario no impide, por sí solo, que la empresa lo deduzca, pero ese exceso pasa a ser rendimiento del trabajo sujeto a IRPF y se incluye en la base de cotización.

Hay dos condiciones que conviene vigilar: el desplazamiento debe ser a un municipio distinto del lugar de trabajo habitual y de la residencia del trabajador, y la permanencia no puede superar nueve meses continuados en el mismo municipio. Ojo con este plazo: si se supera, la pérdida de la exoneración de manutención y estancia afecta a la totalidad de las dietas de ese desplazamiento, no solo a las posteriores al noveno mes. Además, las vacaciones o una baja por enfermedad no interrumpen el cómputo si el destino no cambia.

Alojamiento

El hotel no tiene tope: está exento por el importe que se justifique con factura. Lo recomendable es que la factura vaya a nombre de la empresa, con su NIF, porque eso facilita además la deducción del IVA.

Locomoción: transporte público, coche propio, alquiler y gasolina

Aquí está la mayor parte de las dudas, y la clave es quién pone el vehículo:

Transporte público (tren, avión, autobús, taxi): exento por el importe del billete o factura.
Coche del trabajador: se aplican 0,26 € por kilómetro, más peajes y aparcamientos justificados. Ese importe pretende cubrir combustible, desgaste y seguro, así que no se suma además la gasolina.
Coche de alquiler contratado y pagado por la empresa: cuando es la empresa quien contrata el vehículo para las necesidades profesionales del viaje, el alquiler es un gasto de la empresa, no una retribución del trabajador. Lo mismo ocurre con el combustible de un vehículo de la empresa usado en desplazamientos laborales, siempre que quede debidamente justificado.
Alquiler reembolsado al trabajador: si es el empleado quien alquila el coche y la empresa le abona después una asignación, no conviene presentarlo como exento automáticamente por su coste real. El Reglamento distingue entre el transporte público, exento por el importe justificado, y los restantes medios de locomoción, que tienen sus propias reglas.

En cualquier caso, lo que no tiene sentido es pagar kilometraje a 0,26 € y, además, el combustible del mismo trayecto.

Las multas de tráfico quedan fuera de todo esto: las multas y sanciones penales y administrativas no son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades (artículo 15.c de la LIS) y no pueden disfrazarse de dieta.

03. Qué tiene que poder demostrar tu empresa

El Reglamento exige al pagador acreditar el día y el lugar del desplazamiento y su razón o motivo. El Tribunal Supremo, en su sentencia de 29 de enero de 2020, aclaró que cuando Hacienda revisa las dietas de un trabajador debe dirigirse a la empresa, que es quien dispone de esa información, en lugar de exigírsela al empleado. Eso no significa que Hacienda tenga que aceptar automáticamente cualquier certificado de la empresa: la acreditación debe ser real. En el terreno de la Seguridad Social, el Supremo, en su sentencia de 21 de julio de 2025 sobre la exclusión de las dietas de la base de cotización, admitió que los desplazamientos se acrediten con la documentación propia de la actividad y rechazó exigir justificantes de cada gasto concreto dentro de los límites aplicables.

En la práctica, eso se traduce en un registro sencillo pero constante: una nota de gastos por viaje con fecha, destino, cliente o motivo, kilómetros y justificantes adjuntos. Las dietas, aunque estén exentas, deben figurar en la nómina y declararse en el modelo 190.

04. El IVA: donde más dinero se escapa

La Ley del IVA excluye en principio la deducción en servicios de viajes, hostelería y restauración, salvo que el gasto sea deducible en el impuesto directo. Por eso el IVA del hotel o del restaurante solo se recupera si se cumplen tres requisitos: el gasto está vinculado a la actividad, está contabilizado y está documentado con factura completa (o simplificada con los datos del destinatario) a nombre de la empresa.

Un ticket de caja sin NIF no permite deducir el IVA, aunque sí sirva para justificar el gasto. Y el kilometraje pagado al trabajador por usar su coche no lleva IVA, así que no hay nada que recuperar. En el alquiler de turismos, la ley presume una afectación del 50 % a la actividad. Puedes deducir un porcentaje mayor si acreditas que ese es el grado real de uso empresarial, y el 100 % si demuestras un uso exclusivamente profesional. Además, la ley presume la afectación total en algunos casos, entre ellos los vehículos que usan los representantes o agentes comerciales en sus desplazamientos profesionales.

El combustible merece un tratamiento aparte. El IVA del carburante no sigue automáticamente el porcentaje aplicado al vehículo: su deducción depende de que acredites su vinculación con la actividad.

05. Un ejemplo práctico

Volvamos al comercial del principio. Recorre 650 km en su coche entre ida y vuelta y la empresa le paga 35 € por la comida. El kilometraje (650 × 0,26 = 169 €) está exento para él y es gasto deducible para la empresa. De la comida, 26,67 € están exentos y los 8,33 € restantes se integran en su nómina como rendimiento del trabajo sujeto a retención y se incluyen en la base de cotización.

Para la empresa, los 35 € pueden deducirse íntegramente en Sociedades siempre que se cumplan los requisitos generales: que el gasto sea real, esté contabilizado y justificado, se impute al ejercicio correcto y guarde relación con la actividad. Superar el límite exento del trabajador no impide, por sí solo, esa deducción.

06. Conclusión

Deducir bien los gastos de viaje de tu equipo no consiste en memorizar una tabla, sino en separar tres preguntas que suelen mezclarse: si el gasto reduce el beneficio de la empresa, si tributa en el IRPF del trabajador y si su IVA es recuperable. Los límites de 2026 son conocidos y estables; lo que marca la diferencia es tener documentado cada desplazamiento con fecha, destino y motivo.

Si mañana Hacienda te pidiera justificar las dietas del último año, ¿podrías hacerlo en una tarde? Si la respuesta es no, el momento de ordenar el sistema es ahora, con calma y antes de que nadie lo pida. Esa es, al final, la tranquilidad de tenerlo todo en regla.